نحو إدارة ناجحة لعملية التطوع

هذا المقال كتبته عام 2012 وكنت حينها مقبل على إدارة عمل تطوعي .. مضت 4 سنوات الآن وبالرغم من أن المقال يحتاج المزيد من التنقيح والإضافات إلا أني سأتركه على حالته هذه حيث أنه ما زال به فائدة

نبدأ هذا المقال بإجابة سؤالين: 1) لماذا نحتاج أن ندير عملية التطوع؟ 2) كيف تبدأ و تنتهي دورة التطوع؟

لماذا نحتاج أن ندير عملية التطوع؟

الإجابة ببساطة أن المنظمة التي تطلب متطوعين ما هي إلا شركة أو مؤسسة و لكن الفرق أنها في معظم الأحيان تكون غير هادفة للربح. و من كونها مؤسسة فبديهي أنها تحتاج لإدارة الأفراد و الذين عادة ما يكون أغلبهم من المتطوعين.

المشكلة تكمن في أن هناك عدة مؤسسات أو مبادرات تطوعية لا تهتم بإدارة المتطوعين و لذلك لا تستمر و يكون كل ذلك الجهد المبذول مع حسن النية مهدرا مما قد يصيب القائمين على المنظمة بالإحباط و سرعان ما تنتهي و تتلاشى من الساحة و قد نرى أمثلة لذلك بعد ثورة 25 يناير حيث ازدادت حماسة الشباب و بدأت تظهر العديد من التجمعات و المبادرات التي سرعان ما تلاشت بسبب سوء أو انعدام الإدارة.

نخلص من ذلك أن إدارة التطوع لا تقل أهمية عن إدارة الموظفين في المؤسسات الربحية بل ربما تكون أكثر تحديا لعدة أسباب نذكرها في حينها.

كيف تبدأ و تنتهي دورة التطوع؟ (مراحل الدورة التطوعية)

VolunteeringCycle

من أجل نجاح تجربة التطوع لابد أن تحتوي الدورة التطوعية على المراحل الآتية:

  1. التخطيط:

التخطيط ضروري للغاية لنجاح برنامج التطوع و يشمل عدة نقاط مثل:

  • تصميم الوظائف التطوعية
  • عمل نماذج التقديم للتطوع
  • تطوير سياسات و إجراءات للنشاط التطوعي
  • توعية الأفراد داخل المنظمة بأهمية التطوع
  1. التوظيف و الاختيار:

العصف الذهني و المشورة مع الآخرين من العوامل الأساسيىة في الاختيار و التوظيف للمتطوعين حيث لابد من أن نجيب هذه الأسئلة:

  • من هو المتطوع الأمثل؟
  • لماذا سيكون مهتما بالانضمام؟
  • متى و أين يمكنك الوصول لهؤلاء المتطوعين؟
  • كيف تعمل رسالة توظيفية من شأنها تشجيع هؤلاء المتطوعين للانضمام إلى منظومتك؟
  1. التوجيه و التدريب:

في هذه المرحلة لابد أن تعطي للمتطوع معلومات عامة عن منظمتك و معلومات محددة عن وظيفته التطوعية. و يشعر ذلك المتطوعين بالثقة و أنهم جاهزون لأداء المهمة كما أن ذلك يجنبنا الوقوع في العديد من المشاكل و يعرف المتطوع بما يمكن توقعه أثناء المهمة

  1. الإشراف و التقييم:

لضمان كفاءة المتطوع و انجاز المهمة التطوعية على أكمل وجه لابد من تبادل الآراء بينك و بين المتطوع حيث يطمئن و يتأكد الطرفان من سلامة سير العملية التطوعية.

التقييم المنتظم يساعد على إتاحة الوقت لمراجعة أداء و وضع المتطوع و إذا ما كان لابد من تغييرات لضمان رضا و كفاءة المتطوع و المنظمة على حد سواء

  1. التقدير:

التقدير يحدث عادة بشكل تلقائي و غير رسمي في كل مرة تشكر فيها المتطوع. و بشكل رسمي يمكن تكريم المتطوعين بتنظيم حفلة تكريم خصيصا لهم. عليك أن تعرف المتطوعين جيدا و تقدرهم بناءا على ذلك بالشكل اللائق الذي يشعرهم فعلا بالاهتمام و التقدير الحقيقيين.

بالتخطيط و الإدارة الجيدة للتطوع ستتمكن من الإبقاء على المتطوعين الحاليين و سيجعلك ذلك مستعدا دائما لتوظيف متطوعين جدد كلما بدأت دورة التطوع

ملخص النظام الإداري

Volunteeringsys

هنا ألخص لك عزيزي القارئ أهم الممارسات الإدارية التي يجب أن تقوم بها للحصول على أكبر قدر من كفاءة و فعالية التطوع مما يساعدك فيما بعد على استرجاع المتطوعين و توظيف متطوعين جدد

في البداية يجب أن تعلم أن الأدوار التطوعية تختلف بحسب المهمة المطلوبة و تنقسم إلى 3 أنواع رئيسية:

  •    دور قيادي
  •    دور خدمي (تقديم خدمة)
  •    الدعم

و بغض النظر عن أي الأنواع نتحدث, يمكننا اختصار المشهد التطوعي الفعال في 12 ممارسة ألخصها هنا ثم أقوم بإذن الله بتفصيل كل منها في أجزاء منفصلة من هذه السلسلة:

1. بداية المهمة:

البداية تكون بوجود مهمة معينة يراد توظيف متطوعين لها و في العادة يكون لدى المنظمات و الجمعيات المختلفة قاعدة بيانات بأفراد يرغبون في التطوع فيها. و إن كانت المنظمة في بدايتها فمن أفضل الوسائل هي عمل إعلانات سواء في الجامعات و النوادي أو المنتديات و المواقع الاجتماعية مثل الفيس بوك.

لابد هنا من وجود شيئين رئيسيين  (سأقوم بإذن الله بتفصيلها فيما مقالات أخرى):

1) إعلان تطوع مبني على أسس سليمة

2) توصيف وظيفي واضح يشمل تفاصيل المهمة و التوقيت إضافة للتوقعات و المزايا إن أمكن

2. البحث عن المتطوع المناسب:

قد تكون هذه الممارسة تحديدا هي الفاصل الرئيسي في نجاح المهمة التطوعية و مع وجود استراتيجيات جيدة تهدف لجعل هذه الممارسة أكثر فعالية إلا أن الخبرة في الموارد البشرية لها أثر كبير في جعلها أكثر سهولة و نعومة. المشكلة في المجال التطوعي تحديدا هي أنه “عمل تطوعي” و بالتالي لابد أن تتأكد من وجود ذلك الحافز الخفي داخل المتطوع و تحاول تنميته. مزيد من التفاصيل عن هذه الممارسة و ربطها بنموذج تعيين المتطوعين في مقالات أخرى ضمن هذه السلسلة

3. مقابلة المتطوع و تعيينه:

يجب أن تتم بحرفية شديدة لأن الانطباعات الأولى تدوم. و تبدأ هذه الممارسة برسالة تعيين ترسل للمتطوع المرتقب و تتكون من 3 أجزاء: احتياج التطوع – كيف يمكن للمتطوع المساعدة – مزايا التطوع لهذه المهمة. ثم يتم استقبال الرد و يتم التأكد قدر الإمكان من قدرة المتطوع على الاستجابة و الالتزام بأداء المهمة في خطة زمنية محددة إن أمكن.

يتم بعد ذلك مقابلة سواء بالهاتف أو الحضور الشخصي تكون بغرض التوجيه و التعرف على المنظمة بالأساس و شرح أكثر عن التدريب الذي سيتلقاه المتطوع و غيره من المتابعات و الإشراف.

4. الإشراف على المتطوع:

الإشراف و المتابعة للمتطوعين يمثلان لب الممارسة التطوعية و تتراوح فيها كفاءات المنظمات المختلفة. و على أي حال فلابد للإدارة أن تعي دورها في الإشراف على المتطوع و ما هي آليات الإشراف نفسه و كيفية تكوين فرق منظمة متكاملة من المتطوعين لأداء مهمة أو مجموعة مهمات بعينها.

5. تحفيز المتطوع:

قد يظن البعض أن التحفيز وظيفة سهلة و قد يظنها البعض صعبة, و لكن عليك أن تعرف أن التحفيز هو عصب التطوع و يبدأ منك أنت شخصيا. نعم, عليك أن تحفز نفسك أنت كقائد أولا ثم تحاول أن تعمل على تناغم أهداف المنظمة مع أهداف المتطوعين. على أي حال التحفيز موضوع لابد أن يسرد له مقال منفصل و المفتاح هو أنت كشخص قبل المتطوعين أنفسهم.

6. تنمية مهارات المتطوع:

تذكر أنه عمل تطوعي, و من حق المتطوع على المنظمة أن يخرج بخبرة أو مهارة جديدة يستفيد منها و يملأ منها فراغا في سيرته الذاتية و حياته العملية فيما بعد. هناك العديد من المهارات التي يمكن للمنظمة أن تساهم في صقلها و تنميتها و منها القيادة و مشاركة المتطوع في صناعة الأفكار و القرارات داخل المنظمة.

7. إبداء الرأي و الملاحظات:

القدرة على ملاحظة أداء المتطوع و إبداء الرأي في كفاءته في أداء المهمة لابد أن يتم بشكل دوري حتى يكون المتطوع أكثر اطمئنانا و تعرفا على خطوات و متطلبات المهمة المختلفة. و تقوم الإدارة بعمل نماذج لتقييم الأداء و المراقبة بشكل يتحقق من وراءه نتيجة مثالية من التطوع. و لا يكون هم المنظمة هو تقييم الفشل و لكن شكر المتطوع على الأداء الجيد ضروري أن يتم بشكل دوري أيضا.

8. تسجيل مجريات التطوع:

التعلم من التجارب و تدارك أخطاء العملية التطوعية لابد أن يتم بمنهجية و موضوعية. و من هنا تأتي أهمية التسجيل لما يتم تداوله في مراحل التطوع المختلفة, بداية من محاضر الاجتماعات مع المتطوعين و مرورا بالمراجعات التي تتم أثناء الإشراف أو الملاحظات أو تنمية المهارات و غيرها من الممارسات التي تتم مع المتطوع.

9. مراقبة موعد التسليم:

قد تكون هذه الممارسة تحديدا من اكثر ما يسبب التوتر في العلاقة بين المتطوع و المنظمة. و قد يكتتشف من خلالها عدم كفاءة المتطوع أو التزامه أو عدم فهمه لمتوقعات الوظيفة التطوعية. و لكن في كل الأحوال لابد لإدارة التطوع أن يكون عندها استراتيجية مناسبة للتعامل في هذه الممارسة بالشكل المناسب بغض النظر عن سلبية أو إيجابية النتيجة.

10. مقابلة المتطوع و استرجاعه:

قرب انتهاء المهمة بشكل كامل لابد من مقابلة أخرى مع المتطوع تبين له فيها النتائج المتحققة من تطوعه و تدعوه لترشيح متطوعين للمهام الأخرى التي تود في تنفيذها المنظمة. و بتشجيع المتطوع و إخباره بالفرق الذي صنعه في المنظومة سيكون من السهل عليه أن يرجع لمساعدة المنظمة في مهام أخرى.

11. الاحتفاء بالمتطوع:

التقدير و الاحتفاء بالمتطوع له أثر كبير في العملية التطوعية برمتها و ليس فقط للمتطوع نفسه. و لذلك لابد من ابداء التقدير بالشكل الذي يتناسب مع شخصية المتطوع و طبيعة المهمة التي قام بتنفيذها. مزيد عن هذه الممارسة و آلياتها في مقالات أخرى.

12. نهاية المهمة:

تهانينا فقد أنهيت الممارست التطوعية بشكل حرفي سيساعدك على اجتذاب مزيد من المتطوعين الأكفاء كما سيساعدك على التسويق المتميز لمنظمتك. نهاية المهمة التطوعية لابد أن تكون بداية لواحدة أخرى أكثر كفاءة و أكثر استدراكا لأي أخطاء تمت خلال الممارسة السابقة. إنها عملية متغيرة متباينة الظروف و لكن بغض النظر عن أي أخطاء, علينا دائما الإصرار على العمل بحرفية و منهجية حتى نصل إلى الأهداف و النتائج بخطوات ثابتة.

بداية المهمة المراد إنجازها

البداية تكون بوجود مهمة معينة يراد توظيف متطوعين لها و في العادة يكون لدى المنظمات و الجمعيات المختلفة قاعدة بيانات بأفراد يرغبون في التطوع فيها. و إن كانت المنظمة في بدايتها فمن أفضل الوسائل هي عمل إعلانات سواء في الجامعات و النوادي أو المنتديات و المواقع الاجتماعية مثل الفيس بوك.

لابد هنا من وجود شيئين رئيسيين

1) إعلان تطوع مبني على أسس سليمة

2) توصيف وظيفي واضح يشمل تفاصيل المهمة و التوقيت إضافة للتوقعات و المزايا إن أمكن

و إليكم التفصيل…

1. إعلان التطوع

قد يكون عندك قائمة أفراد مستعدين للتطوع و قد لا يكون عندك قائمة. على أي حال في وقت ما ستحتاج عمل إعلان للوظيفة التطوعية و يفضل أن يكون بسيطا مباشرا و واضحا بحيث أنه يساعد في عملية انتقاء المتطوعين المناسبين. و عادة لابد أن يتوافر في الإعلان المهمة بالتحديد (مع بعض التحفيز) – الوقت المطلوب – المكان – و المكافأة أو ما يتوقع أن يتعلمه المتطوع كنوع من الحافز. تعالوا نرى مثالا:

* فرصة ممتازة لمساعدة طلبة الحاسبات و المعلومات في مشروعات التخرج ودعمهم لبناء مستقبل أفضل عن طريق توجيههم ساعتين أسبوعيا في مشروعهم و مساعدتم على ابتكار أفكار طموحة. نوفر بروتوكول واضح للتوجيه يحدد التزام الطلبة و الموجه مع بعضهم البعض لزيادة كفائتهم. لمزيد من التفاصيل ارسل بريدك الإلكتروني على (kashmouny@xyz.abc)

2. التوصيف الوظيفي للمهمة

لابد من وجود توصيف وظيفي واضح للتطوع تشرح فيه المنظمة اسم المشروع – الغرض من الوظيفة – اللقب الوظيفي – المسئوليات – قائد المهمة أو المشرف أو من يقوم المتطوع بالتقرير له – الوقت المطلوب – المكافأة – التدريب – الكفاءات المطلوبة و هكذا.

و هنا أدرجت مثالا باللغة الإنجليزية عبارة عن خليط متكامل من عدة نماذج لتوصيف الوظيفة.

____________________________________________________________________

نموذج للتوصيف الوظيفي للتطوع

POSITION INFORMATION

Role/Purpose: This section describes the specific purpose of the position in no more than two sentences.

Position title: What title has been assigned to the position?

Location: Where will the volunteer work?

Key Responsibilities: List the position’s major duties.

Project Name: Which project?

Project Leader/Supervisor (Reports to): Indicate the name/title of the person to whom the volunteer reports.

Project Committee: Indicate the title of the other supervisors.

Length of Appointment: Note the time period in which the volunteer will serve, and include restrictions, if applicable.

Time Commitment: Indicate the approximate number of days or hours required per week.

Number of total hours required: Indicate the approximate number of total hours required during the whole appointment.

Deadline for completion:

Reward system/Benefits involved?    Featured Vs          Friends of ES2020               Personalized Certificates

Benefits to The Volunteer:

Support Provided: List resources that will be available to the volunteer.

Need to interview Vs?                        Yes                  No

Need to teamwork Vs?           Yes                  No

QUALIFICATIONS

Skills/Education required:

Training required:

Credentials required:

Appointed by: 

Signature:                                                                                            Date:

_____________________________________________________________________

 

البحث عن المتطوع و نموذج التطوع

بعد وضع توصيف وظيفي و إصدار إعلان التطوع سيتحتم عليك البحث عن المتطوع المناسب سواء من الطلبات المقدمة أو البحث الميداني. و “البحث عن المتطوع المناسب” قد يكون الفاصل الرئيسي في نجاح المهمة التطوعية حسب درجتها و مع وجود استراتيجيات جيدة تهدف لجعل هذه الممارسة أكثر فعالية إلا أن الخبرة في الموارد البشرية لها أثر كبير في جعلها أكثر سهولة و نعومة.

المشكلة في المجال التطوعي تحديدا هي أنه “عمل تطوعي” و بالتالي لابد أن تتأكد من وجود ذلك الحافز الخفي داخل المتطوع و تحاول تنميته. قد يكون من الصعب ادراك ذلك في المراحل الأولى و لكن مع خبرة المنظمة في تعيين المتطوعين يصبح الموضوع أكثر سهولة. و على أي حال فهي مسئولية المنظمة أو الجمعية أن تستقطب المتطوعين الجادين من خلال سمعتها على المدى القصير و البعيد.

و سواء كانت المنظمة مبتدءة أو ناشئة لابد أن تحاول فهم غرض المتقدمين من خلال تقديم “طلب تطوع” يقوم المتطوع بتعبئته , و الذي يجب أن يحتوي على البنود الآتية كأسئلة للمتطوع:

  1. البيانات الشخصية: الاسم – الميلاد – البريد الإلكتروني – المؤهل العلمي – المدينة….و هكذا
  2. ما الذي تود تعلمه من خلال العمل التطوعي؟ ….. و يكون هذا سؤال متعدد الخيارات مثل: العمل في فريق – تنمية بعض المهارات…إلخ
  3. ما هي طبيعة الأعمال التطوعية المفضلة لديك؟ …..و يكون هذا سؤال متعدد الخيارات مثل:التي يمكن عملها في المنزل – التي فيها تعارف على متطوعين أو أناس آخرين…..إلخ
  4. أي الأوقات أنسب لك في العمل التطوعي؟ ….. و يكون هذا سؤال متعدد الخيارات مثل:  أيام الأسبوع العادية – نهاية الأسبوع – صباحا…إلخ
  5. كم ساعة يمكنك التطوع بها أسبوعياً؟…..…و يكون هذا سؤال متعدد الخيارات مثل: 1-2 ساعة أسبوعيا – و هكذا بالتدريج
  6. اكتب باختصار بعض خبراتك في التطوع؟ (إن وجدت)
  7. اختر المهارات والهوايات التي يمكنك عملها…..و في هذه الحالة تجتهد المنظمة في وضع تصنيفات مختلفة لبعض المهارات المتوقع احتياجها
  8. كيف عرفت عن مجموعتنا (منظمتنا)؟

يمكن الاطلاع على هذا الرابط و عمل نموذج مشابه: http://egyptscholars.org/volunteer

و يسهل مثل هذا النموذج كثير من الجهد عن البحث عن مهارات معينة أو أفراد ذو طباع محددة.

لعلي أكمل المقال ليكون دليل جيد لمن ينتوي البدء في إدارة التطوع ولكن لا بأس من البداية

أترككم في رعاية الله و أمنه…

و الحمد لله رب العالمين

©  جميع الحقوق محفوظة لصاحب المدونة – و يجوز الاقتباس و استخدام المعلومات و لا يجوز بيعها أو استخدامها لأغراض تجارية


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s